This kind of a "hobb"y will be dealt with in the English language first, as it comes closer to professionals, who might be willing to exchange opinion with me. Deutsche Uebersetzung.

Being in my later experienced years of professional life in a global company of medical electronics, I like to confess that some challenging part of it has become more than a job for me, a kind of a hobby, that is. After some 20 years in development, my experience is being used to determine, how the generated intellectual property of the company can be preserved, maintained and deployed in a structured manner for the benefit of our business processes in support of the product lifecycle.

That means, that design and engineering people have to be lead to continuously share their genenerated innovations from the very first moments of (CAD) design with their colleagues not only in their group, but all over the site of operation as well as all over the world with suppliers, customers and service organisation. This will be possible by integrating all product and production related data in the company's global business control system: in our case in SAP R/3® ERP (enterprise resource planning) system. Thus, the information is at the disposal of all people engaged in the whole supply chain management as soon as it is being released.

This concept is not so widespread as it might seem to be because of the fact, that traditional data management has been concentrating mainly in the design and engineering environment. However, this is only the starting point of product data use. Many other people involved in the business processes can relate their work on this single source of data with no time delay and without the need of continuously bothering to update their private archives. Quality and speed are the most obvious benefits.

W. Petersen and R. Ochmann

talking about PDM and Document Center

In order to give the organization a chance of learning how to change their way of working, we decided for a graceful integration of PDM in the company, not in the way of a "big bang".

Coming from a legacy system at the switch-over to R/3, we made up an introduction concept for PDM in three steps:

• Prepare the basic data vaulting functions in R/3 and migrate the meta data of all technical drawings from the legacy system to R/3. In parallel, the copy shop has applied its digital copying machine in the last 2 years before also as a generator of actual digital drawings (TIFF), kept on a server. Both have to be combined in R/3 and hence the company has the living drawings available any- and everywhere. At the same time the devices' master records have to be available as basic documents in the R/3 data base and its vaults.
• Start engineering application integration into the R/3 system, first discipline being the mechanical design data. Assemblies, parts are three dimensional objects with relations to each other, drawings automatically generated from them and converted into a T'IFF format serving as single source of information with database status stamped-on. Provide the design groups with all their design data imported to the system at a time when the switch-over to PDM has to start. The CAD-E and CA-Software Engineering data (deliverables of the software engineering processes) are to follow.
• Use collaboration techniques within the company as well as with external suppliers. Collaborative engineering: different people work in parallel on a project in a way guided by PDM so that everyone can watch the whole work performed around himself at certain points in time (e.g. after having checked-in the actual work in the vaults before going home or when requested.)

When we started our data collection work for the import to SAP vaults, we had not even the smallest feeling of the misuse and misallocation of data we then had to deal with. Nearly everywhere in PC or server directories, files had to be hunted for, comparable to a detective's work. Same file name for different contents, different file names for same contents; like

We found that in routine work, 10% errors had to be expected. In 20.000 files, 2.000 were combined with wrong meta data, after correction 200 were false.

Benefits to development engineering and quality management resulting from SAP PDM, which is the master data part of PLM (product lifecycle management) as it is called nowadays.

• Globally distributed development and design projects benefit from controlled access to progress in design of parts and asssemblies. Regular updates of actual versions of design facilitate common approaches.
• Controlled review and release process of 3D models and drawings in a SAP state machine.
• Automatically generated technical product documentation drawings in TIFF or PDF format during review process.
• Workflow control b.m.o. different states of the documents' release process; documententation of the performed actions and the acting person in SAP by a system-generated state protocol.
• Change management of the design objects is related to the order objects (material) in the same SAP system. Logistics people determine "valid-dates" of released documents by their production planning.
• Our own quality management as well as quality system control by international (IEC, CE) and foreign national authorities (FDA, UL/CSA), is supported by collections of approved compliance documents in SAP PDM, classified as "Device Master Record", which are also linked to the products being audited.
• Around standard SAP PDM functionality, a set of bulk operations have been programmed, using BADIs in SAP, to facilitate the designer's work: from mass import of external structures of assemlies, parts and drawings to the mass deletion of design variants structures, which are not any longer in use (see chapter below).
• And like a reward for the promoters of SAP PDM: after a phase of reluctance, even the "creative" designers, being no friends of administration work, appreciate the PDM tool and create a set of design rules for their work, based on PDM.

When everything works well, design people need assistance in a field, where the SAP PDM basics require a lot of manual work and careful reflection to do the correct things.

a program of AtosOrigin (www.atosorigin.com) has been applied, which controls SAP functions via remote function calls (RFC) and offers the users the necessary click-boxes and corrrection fields for those bulk operations on a SAP graphic surface.

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Author R. Ochmann

2003

In Deutsch:

Da ich mich seit einiger Zeit in der reiferen Erfahrungs-Phase meiner beruflichen Tätigkeit (bei einer Weltfirma für Medizinelektronik) befinde, gebe ich gern zu, dass ein Teil meiner jetzigen herausfordernden Tätigkeit für mich mehr als ein Job geworden ist: zu einer Art Hobby. Nach mehr als 20 Jahren in der Entwicklung wird meine Erfahrung jetzt dahingehend genutzt, festzulegen, auf welche Weise das generierte intellektuelle Eigentum der Firma geschützt, gepflegt und in strukturierter Weise verbreitet werden kann zur Verbesserung unserer Geschäftsprozesse bei der Unterstützung des Lebenszyklus unserer Produkte. Das bedeutet, dass Entwicklungs- und Engineeringmitarbeiter dazu angehalten werden müssen, - z.T. sogar von den ersten Augenblicken ihrer Design-Entwürfe (mit CAD, Computer unterstützten Design Programmen) an - ihre entwickelten Innovationen zu teilen oder mitzuteilen - nicht nur in ihrer eigenen Gruppe, sondern mit dem gesamten industriellen Standort, und darüber hinaus weltweit mit den Lieferanten, Kunden und Service-Organisationen. Das Stichwort dazu ist: Time to Market, die Zeit bis zur Marktreife, zu minimieren.

Dies wird erreicht durch die Integration aller Produkt- und Produktionsprozess-beschreibenden Daten in dem weltweit erreichbaren und operierenden Geschäftsprozess-Steuerungssystem der Firma, im SAP R/3 ® ERP (enterprise resource planning) System. Auf diese Weise sind die Informationen sofort, sobald sie freigegeben werden, für jeden verfügbar, der in der Kette des Supply Chain Management (Versorgung mit Produkten und Dienstleistungen) tätig ist.

Dieses Konzept ist nicht so weit verbreitet, wie es den Anschein hat, weil traditionelles Produktdatenmanagement sich auf den Entwicklungs- und Engineeringbereich konzentriert. Jedoch ist dies erst der Beginn der Produktdatennutzung. Viele andere Teilnehmer an den Geschäftsprozessen können ihre Arbeit auf diese einzige Datenquelle stützen ohne Zeitverzug und ohne die Notwendigkeit, ihre privaten "Archive" permanent auf Stand bringen zu müssen. Qualität und Geschwindigkeit sind dabei die offensichtlichsten Vorteile.

Um der Organisation die Gelegenheit zu geben, ihre Arbeitsweise anzupassen, entschieden wir uns für eine sanfte Einführung von PDM in der Firma, nicht in Form eines "Urknalls".

Von einem Alt-ERP-System kommend, entwarfen wir ein Einführungskonzept in drei Schritten:

•  Vorbereitung der grundlegenden "Datentresor"-Funktionen in R/3 und Migration der Metadaten aller technischen Zeichnungen vom Altsystem nach R/3. Parallel dazu hat das Kopierzentrum seinen Digitalkopierer in den letzten 2 Jahren zuvor genutzt, um die aktuellen Zeichnungen als TIFF digital auf einem Server zu speichern. Beides ist in R/3 zu kombinieren, und fortan hat die Firma die lebenden Zeichnungen überall vor Ort verfügbar. Zugleich sind die "Artikelakten" (FDA: Device Master Records) als grundlegende Dokumente in der R/3 Datenbasis und seinen Tresoren verfügbar.
• Integration der Ingenieurs-Anwendungen in das R/3 System, wobei die Disziplin der Mechanischen Konstruktion den Anfang macht. Baugruppen, Teile und andere 3-dimensionale Objekte mit ihren Beziehungen zueinander , Zeichnungen, die automatisch davon abgeleitet und am Ende in TIFF-Format konvertiert werden, die jeweils den aktuellen Datenbank-Status aufgestempelt erhalten - dienen als einzige Quelle der Information für die Organisation. Dabei müssen die Konstruktionsgruppen ihren gesamten Datenumfang zur gleichen Zeit im System verfügbar haben, wenn der Umstieg auf PDM stattfindet. Die Disziplinen CAD-E und Software Engineering folgen mit ihren Daten (den Zulieferungen für die Produktion).
• Anwendung von Kooperationstechniken innerhalb der Firma und auch mit externen Zulieferern und Entwicklungspartnern. Collaborative Engineering: unterschiedliche Entwickler arbeiten parallel an einem Projekt auf eine vom PDM System geführte und kontrollierte Weise: jeder kann in bestimmten Schritten die gesamte Arbeit verfolgen, die um ihn herum geschieht (z.B. nach jedem Ablegen im Tresor zum Feierabend oder wann immer verabredet)

Normalerweise berichtet man von seinen Erfolgen, aber hier mal der andere Weg.

Als wir unsere Datensammlung begannen für den Import in Die SAP Tresore, hatten wir nicht die leiseste Ahnung für die Fehler die uns erwarteten. Nahezu überall in PC- und Server-Verzeichnissen hatten wir nach Dateien zu fahnden, einer Detektiv-Arbeit vergleichbar. Dieselben Dateinamen mit unterschiedlichen Inhalten, unterschiedliche Dateien mit denselben Inhalten, entsprechend dem

Wir fanden heraus, dass in der Routine-Arbeit etwa 10% Fehler stecken. Von 20.000 Dateien sind 2.000 mit falschen Metadaten versehen, nach der Korrektur sind davon weiterhin 200 falsch.

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